Anwenderbericht ImmoConcept – Automatisierter Posteingang

Die ImmoConcept Verwaltungsgruppe ist in den vergangenen Jahren erheblich gewachsen und betreut mittlerweile mehr als 14.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Deshalb ist es für uns umso wichtiger unser seit einigen Jahren aufgebautes standort- und unternehmensübergreifendes digitales System weiter zu verfeinern.

Wir passen bei der Umsetzung nicht nur die vorhandene Technik permanent an und entwickeln diese weiter, wir durchleuchten auch die einheitlichen Prozesse und Arbeitsabläufe konsequent nach möglichen Verbesserungen.

Wir passen bei der Umsetzung nicht nur die vorhandene Technik permanent an und entwickeln diese weiter, wir durchleuchten auch die einheitlichen Prozesse und Arbeitsabläufe konsequent nach möglichen Verbesserungen. Ein großes Thema hierbei ist die Bearbeitung des Posteingangs. Über 5.000 Anschreiben, Policen, Vollmachten, Verträge und Rechnungen erhalten wir jeden Monat, das sind mehr als 200 Dokumente am Tag.

Das Problem:
Bisher wurde diese Masse an Poststücken von unseren Mitarbeitern im BackOffice komplett manuell bearbeitet. Sie wurde geöffnet, abgestempelt sowie von Hand einzeln eingescannt. Anschließend mussten die einzelnen Scan-Dokumente manuell per Drag and Drop mit hohem Aufwand unserem Dokumentenmanagement und somit dem passenden Empfänger und Objekt zugeordnet werden.

Die Originale in Papierform mussten zusätzlich nach den zuständigen Objektbetreuern/Buchhaltern sortiert und dann für die weitere Bearbeitung sowie zur Rechnungskontrolle zur Verfügung gestellt werden.
Aufgrund der großen Objekt-Anzahl sowie der unterschiedlichen Objektbetreuer war eine einfache und schnelle Sortierung nicht möglich. Hier musste ein ständiger manueller Abgleich (wer ist für welches Objekt zuständig) erfolgen. Durch die Masse an Poststücken kostete uns der gesamte Prozess enorm viel Zeit - die an anderer Stelle fehlte.

Unsere Lösung:
Ab jetzt wird die komplette Eingangspost von einer Software eingelesen, direkt dem zuständigen Mitarbeiter digital zugeleitet - egal wo er sich in dem Moment befindet -und parallel archiviert. Laden Sie den gesamten Anwenderbericht hier herunter.